100年受け継がれるタスク管理術！【アイビー・リー・メソッド】で効率的に仕事をこなそう！

あなたは「To Do リスト」を作って仕事をしていますか？

• やったことがない
• 効果が出ないからやめた
• 面倒だからやりたくない

など、なかなか定着しない方も多いと思います。

この記事では、メンタリストDaigoさんおすすめの、簡単ですぐに実践できる「アイビー・リー・メソッド」という、タスク管理術をご紹介します！

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To Do リストは「1日の仕事の設計図」

まずはじめに、「タスク管理」「To Do リスト」は仕事の設計図です。

例えば住宅を建てる際、設計図を書かずに家を建てることはできませんよね？

しかし、設計図を書かずに仕事をする人はたくさんいるんです。

そうなってしまうと、行き当たりばったりになり、重要な用件を忘れたり、締め切りに間に合わなくなってしまいます。

結局、作業の流れが悪くて毎日残業・・・

朝一に数分で良いので「To Do リスト」を書く。

1日の仕事の流れを確認し、効率の良い仕事の割り振りを設計する。

これをするかしないかで、仕事の効率は何倍も変わってしまいます。

「To Do リスト」は集中力が途切れない

To Do リストを書かない人は、1つの仕事が終わった瞬間に、「次の仕事は何にしよう？」と考えます。

この瞬間に「集中力」はゼロにリセットされてしまいます。

途切れた集中力を回復させるには、15分以上掛かるとも言われています。

例えば、400ｍリレーで、バトンを毎回落とすチームと、バトンを落とさずに走りきるチームではタイムに差が出て当然ですよね？

仕事の場合もこれと同じで、「次は何の仕事をしようかな？」といちいち考えていれば、仕事効率がどんどん悪くなってしまいます。

「To Do リスト」はうっかりミスを少なくする

忙しくなってくると、ミスが発生しやすくなります。

しかし、「To Do リスト」を事前に書いておけば、その日の重要な仕事、予定をすぐに見ることができます。

自分の「記憶」よりも「To Do リスト」を参照しながら仕事を進めていくことで、そういったミスを減らすことが可能となります。

ワーキングメモリの容量が増える

人間の脳が一度に処理できる情報量は限られています。

脳のキャパを超えてしまうと、機能停止状態に陥ってしまい、仕事効率は著しく低下します。

「予定」や「アイデア」をすべて「To Do リスト」として書き出すことにより、脳のワーキングメモリの要領に余白を生み、有効利用できるようになります。

そうなれば目前の1つの仕事に、すべての集中力を向けることができるのです。

「To Do リスト」の三原則

①紙に書き出す

スマホのアプリもたくさんリリースされていますが、スマホは誘惑の塊です。

SNSやニュースアプリ、LINEやメールなど、集中力を途切れさせる誘惑がたくさんあります。

ですので、紙に書くことをおすすめします。

②常に机の上に置いておく

次の仕事に移行するときに、一瞬で見られるようにしておくことが重要です。

「集中力が途切れない」メリットを享受するために、目の前に置いておきましょう。

③達成したら豪快に斜線で消す

タスクを1つ完了したら、斜線を引いて豪快に消します。

それによって「終わった！」という達成感を味わうことができます。

やる気やモチベーションの脳内物質である「ドーパミン」が分泌されて「よし！次もまた頑張ろう！」という意欲が高まるのです。

簡単でおすすめな「アイビー・リー・メソッド」

シンプルな「To Do リスト」として有名な「アイビー・リー・メソッド」は、アメリカで100年以上語り継がれてきた伝統あるスケジュール管理方法です。

やり方はとってもシンプル。5つのステップを毎日こなしていくだけです。

アイビー・リー・メソッドのメリット

①選択肢を減らせる

「アイビー・リー・メソッド」では、あえて6つに選択肢を狭めることで、集中力を大幅にアップさせることができます。

コロンビア大学の研究によると、『人間は選択肢が多いというだけで、決断のエネルギーを消費してしまう』ということが判明しています。

さらに、「一日に消費できる脳の決断エネルギー」にも限界があります。

スティーブ・ジョブズなど、著名な経営者が、毎日同じ服を着ているのは有名ですよね。

これは、「洋服選びにムダな決断エネルギーを使わないため」ということだったんですね。

「アイビー・リー・メソッド」のように、事前にタスクを書き出しておくことで、そのエネルギーを「タスクを達成する」ことに集中して費やすことができます。

②優先順位が決められている

「アイビー・リー・メソッド」では、事前に優先順位を定めておくことで、集中力が途切れることを防ぎます。

優先順位が決まっていないと、前述の通り「次はどのタスクに手を付けようか？」と迷ってしまい、集中力が途切れます。

雑念が入ると、脳内では自然と複数のタスクを同時進行させる「マルチタスク」に陥りがちとなってしまいます。

ミシガン大学の研究によると、『マルチタスクの人たちは、タスクを１つずつこなす人たちよりも40％も生産性が低い』ことが分かっています。

最初に優先順位を定めておくことで、迷うことなくタスクを捌けるので、集中力（生産性）を落とすことなく次々と仕事をこなすことが可能です。

③ひとつ終わるごとに達成感を味わえる

前述の通り、ひとつのタスクを終えるたびに豪快に斜線で消すことによって、やる気やモチベーションの脳内物質である「ドーパミン」が分泌されます。

例えばRPGゲームのように、タスクを「6つの敵」と捉えることができれば、ひとつ倒すごとに達成感を味わえそうですよね？

豪快に斜線を引くことで、「次の敵もすぐにやっつけるぞ！」といったモチベーションが湧き、楽しみながら仕事を効率的に終わらせることができます。

「アイビー・リー・メソッド」のコツ

とってもシンプルですぐに始めることができる「アイビー・リー・メソッド」ですがそのシンプルさ故にちょとしたコツもあります。

タイミング・人に合わせることが難しい

「アイビー・リー・メソッド」では、「〇時にこれをやる」「〇〇さんと一緒にやる」といったことではなく、「優先順」を決めて仕事を行う方法です。

そのため、タイミングを合わせたり、人に合わせたりすることが難しくなります。

対策として、「〇〇〇（〇時）」「〇〇〇（〇〇さんがいるとき）」など、 簡単にメモを追加しておくと良いでしょう。 

脳の疲労と集中力を考慮する

午前中の時間帯は、脳がスッキリし、仕事がはかどる「脳のゴールデンタイム」 と言われています。

「アイビー・リー・メソッド」では、優先順が高い順番に仕事をこなしていくため、後半のタスクは時間の経過とともに「集中力が落ちた状態」で作業することとなります。

そのため、優先順だけでなく「集中力が必要な仕事」という点も考慮し、順番を決定すると良いでしょう。

詳細、解決策はこちら

気になったことはすぐに書く！

仕事を進めて行くと、連鎖的に「あ、あれもやらなきゃ！」と思いつくことがありますよね？

「アイビー・リー・メソッド」で最初に記入した6つの項目以外のタスクを思いついた際、そのまま放置しておくともやもやして作業が進みません。

ですので、余白部分や別の用紙に、思い立ったことや気になったことをすぐにメモします。

書き出しておけば「これでもう忘れない」という安心から、元々のタスクに再び集中することができます。

「アイビー・リー・メソッド」をやってみた

「アイビー・リー・メソッド」のような「To Do リスト」を作っていなかったときは、「次はどの仕事をしようかなー」「あれっ！あの書類、まだ出してなかった！」など、ムダな時間が多かったように思います。

「アイビー・リー・メソッド」はとってもシンプルで簡単。

朝一番に、箇条書きでタスクを書いて番号を振るだけ。

たったそれだけなのに、脳内が非常にスッキリし、次々とタスクを完了させていけるのを実感しています。

また、豪快に斜線で消すことでモチベーションが上がり、「よっしゃ！次の敵も倒すか！」と、仕事を楽しめるようになりました。

重要なタスクから片付けていくため、ひとつ終わるごとにどんどん負荷が軽くなっていき、軽快に仕事が進んでいきます！

まとめ

• 「To Do リスト」は仕事の設計図！
• 設計図を作ると仕事がはかどる！
• 「アイビー・リー・メソッド」は簡単で継続しやすい！

生産性UPのために、騙されたと思ってぜひ試してみてくださいね！

最後までお読み頂き、ありがとうございました！

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